Upphandlingsprocessen

Denna sida beskriver upphandlingsprocessen sådan den ser ut vid tillskapandet av anställningsmöjligheter via krav på social hänsyn. En arbetsordning har tagits fram för Göteborgs Stad som ska fungera vägledande för de upphandlande enheter som använder framtagna krav- och villkorsformuleringar.

Upphandling del av en helhet

Upphandlingsprocessen är en av tre huvudprocesser vars synkronisering är avgörande för att det ska vara möjligt att skapa förutsättningar till arbete för personer som står långt från arbetsmarknaden. De två andra processerna är leverantörsprocessen och målgruppsprocessen. Målgruppsprocessen refererar till arbetet med identifiera, rusta och utbilda individer ur tre prioriterade målgrupper (utrikes födda, personer med funktionsnedsättning och ungdomar) för de arbetstillfällen som skapas genom upphandlingarna. 

Göteborgs Stads arbetsmarknadsanknutna modell för social hänsyn i upphandling bygger på att upphandlande enheter samverkar både med leverantörer och de offentliga organisationer som har ansvar för de angivna målgrupperna. Stödfunktionen på Inköp och upphandling fungerar som ett nav i detta samarbete. 

Nedanstående bild visar hur de tre processerna löper samman:

Arbetsordning till stöd för upphandlingsprocessen

Följande arbetsordning har tagits fram till stöd för de upphandlande enheter som använder de krav- och villkorsformuleringar som syftar till att skapa förutsättningar för anställningar åt ungdomar, utrikes födda och personer med funktionsnedsättningar hos Göteborgs Stads leverantörer.

Arbetsordningen innehåller två delar - en planeringsfas och en genomförandefas. Planeringsfasen beskriver det arbete som behöver göras på ett strategiskt plan och i ett tidigt skede. Ansvaret för det långsiktiga planeringsarbetet vilar hos ledningsgruppen. Genomförandefasen beskriver upphandlingsprocessen sådan den ser ut för den enskilde upphandlaren/ inköparen när beslut fattats om genomförande.

Planeringsfasen: analys och framtagande av prognos för kommande upphandlingar

Den första delen av arbetsordningen för upphandlingsprocessen beskriver de moment som berör långsiktig planering och prognoser för kommande upphandlingar. Ledningen samlar in och sammanställer tillgänglig information från verksamhetsplaner och budgetar i syfte att göra en långsiktig prognos av hur många tjänsteupphandlingar som den upphandlande enheten kommer göra på tre års sikt. De gör även en bedömning av storleken på och arten av de objekt/ tjänster som prognosticeras. Dessa uppgifter delges stödfunktionen, och i dialog med densamma görs sedan en skriftlig avsiktsförklaring gällande hur och i vilken omfattning man ämnar använda krav/ villkor på social hänsyn i kommande upphandlingar.

Avsiktsförklaringarna och upphandlande enheters information om prognosticerade upphandlingar ligger till grund för det långsiktiga arbete som görs av målgruppsansvariga organisationer med att planera utbildningssatsningar för de prioriterade målgrupperna. I målgruppsprocessen är slutmålet att rätt kompetenser ska finnas för de upphandlingar som görs. De flesta yrkeskompetenser som efterfrågas av leverantörerna kräver någon form av utbildning. Allt från kortare kurser till utbildningar på två år eller längre. 

Nedanstående bild visar de moment i upphandlingsprocessen som berör upphandlande enhet i planeringsfasen, d.v.s innan beslut tagits om att enskild upphandling ska ske:

2. Genomförande av enskild upphandling med social hänsyn efter beslut fattats (för upphandlare):

Den andra delen av arbetsordningen beskriver upphandlingsprocessen i förhållande till social hänsyn sådan den ser ut när beslut har fattats om att en upphandling ska genomföras. Den fungerar vägledande för de upphandlare/ inköpare som arbetar med en enskild upphandling där krav på social hänsyn ska ställas med hjälp av de krav- och villkorsformuleringar som tagits fram av projektet. Av den framgår bland annat i vilket läge stödfunktionen ska kontaktas och vad som är viktigt att tänka på i förhållande till upphandlingsprocessens olika faser.