Målgruppsprocessen

Denna sida beskriver den del av arbetet med social hänsyn som handlar om att identifiera, rusta och utbilda individer ur de prioriterade målgrupperna för de anställningar som skapas hos Stadens leverantörer via upphandlingarna. Den vänder sig till dig som arbetar med arbetsförmedling och rekrytering vid någon av de arbetsmarknadsanknutna offentliga organisationer som berörs.

Målgruppsprocessen del av en helhet

Tre processer behöver synkroniseras för att skapa anställningsmöjligheter för särskilda prioriterade målgrupper genom upphandling. I Göteborgs Stad prioriteras ungdomar, utrikes födda och personer med funktionsnedsättning i Stadens arbetsmarknadsinsatser. Det är även dessa målgrupper anställningsmodellen för social hänsyn i upphandling riktas till.

Målgruppsprocessen är namnet på den process som handlar om att identifiera, utbilda och rusta de individer ur de prioriterade målgrupperna som kan komma ifråga för de anställningsmöjligheter som öppnas upp genom social hänsyn i upphandling. Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen samt Stadens arbetsmarknadsverksamheter är leverantörerna som vinner dessa upphandlingar behjälpliga vid rekryteringen.

De två andra processerna är upphandlingsprocessen respektive leverantörsprocessen.

Nedanstående bild visar hur de tre processerna löper samman, medan bildspelet därefter beskriver vilken roll aktörerna inom målgruppsprocessen har samt hur de samverkar internt såväl som med upphandlande enheter och leverantörer:

Arbetsordning och rutiner för målgruppsprocessen

Nedan följer en detaljerad beskrivning av arbetsordningen för målgruppsprocessen. Den har tagits fram av pilotprojektets stödfunktion tillsammans med representanter från Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Social resursförvaltning, Samordningsförbunden, Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen.

Arbetsordningen utgör grunden för hur rekryteringen till de anställningsmöjligheter som skapas genom upphandling med social hänsyn ska hanteras. Den gemensamma uppgiften i denna samverkan är att få människor i arbete och självförsörjning. Berörda aktörer behöver därför ta ett gemensamt ansvar för att upprätthålla en säker och hållbar process.

Data för inmatning till målgruppsprocessen

Så snart en upphandlingsprocess ska inledas lägger upphandlingsansvariga samt stödfunktionens projektledare för upphandlingsprocessen in följande  preliminära uppgifter/data i ett stadsgemensamt system:

  • Antal platser
  • Anställningsform och längd
  • Typ av upphandlad tjänst
  • Kompetensprofil: Behövlig utbildningsnivå, förkunskaper och färdigheter
  • Inom vilken stadsdelsförvaltning tjänsten ska utföras
  • Övriga eventuellt relevanta kommentarer
Arbetsformer för rekrytering och matchning

Intill dess att staden bildar en eventuell ny organisation för arbetsmarknads- och utbildningsinsatser, så bildas ett mindre operativt team bestående av pilotprojektets olika målgruppsansvariga: representanter från Stadsdelsförvaltningarna, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Social resursförvaltning, Samordningsförbunden och Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen. Teamets uppgift är i korthet att tillsammans med pilotprojektets stödfunktion:

a)      ta fram kompetensprofiler utifrån de data som matats in i det stadsgemensamma systemet av upphandlingsansvariga, och översiktligt scanna av möjliga målgrupper

b)      säkra en geografisk fördelning av platser över staden (se fördelningsnycklar nedan) och koordinera rekryteringsflödet från stadsdelarna, regionerna och Arbetsförmedlingen

c)      besluta om principiell ansvarsfördelning gällande rustnings- och utbildningsinsatser för individerna

d)      koordinera rekryterings- och matchningsarbetet mellan stadsdelarna och leverantören

e)      fördela uppföljningsansvaret mellan stadsdelsförvaltningarna och Arbetsförmedlingen

Teamet skall i varje förekommande upphandling/projekt/tjänst särskilt beakta anställnings- och sysselsättningsmöjligheter för personer med funktionsnedsättning och rekrytering av personer från sociala företag. Detta sker genom en egenkontroll inom teamet.     

a)      Ta fram kompetensprofiler baserade på inmatade data

Teamet skall med sin samlade kunskap arbeta med inmatade data, översiktligt scanna av lämpliga målgrupper enligt projektdirektiven och lägga mer detaljerade kompetensprofiler. Detta är en förutsättning för att kunna bedöma det övergripande utbildningsbehovet och fördela ansvaret utifrån vad den översiktliga rustningsprocessen kräver.

b)     Säkra en strategisk  fördelning av platser över staden och koordinera rekryteringsflödet från stadsdelarna, regionerna och Arbetsförmedlingen

Teamet bistår stödfunktionen i att säkerställa att en strategisk fördelning av platser (anställningar etc.) sker utifrån följande vägledande fördelningsnycklar inom respektive stadsdelsförvaltning:

  • Andel av stadens utbetalda försörjningsstöd (Målgrupperna: unga och utrikes födda)
  • Andel av stadens brukare med beslut om rätt till Daglig Verksamhet (Målgruppen: personer med funktionsnedsättning)

När så har skett är det respektive stadsdelsförvaltning som tillsammans med sina lokala partners beslutar om hur man stadsdelsinternt gör eventuell strategisk fördelning av de platser som öppnas och vilka eventuella delgrupper ur målgrupperna som skall prioriteras. På initiativ av någon part är samordningsförbunden stöd i att koordinera det regionala samverkansarbetet mellan Stadsdelsförvaltningar, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Västra Götalandsregionen.

Varje stadsdelsförvaltning ser till att det finns en kontaktperson från respektive organisation som teamet samarbetar med omkring urval av lämpliga kandidater. Dessa kontaktpersoner föreslår kandidater till teamet. Samtliga kandidater måste vara anmälda hos Arbetsförmedlingen i tillräcklig tid för att kunna omfattas av de olika stödsystemen samt ha en väl dokumenterad och prövad (utifrån ett gemensamt bedömningsinstrument) arbetsförmåga om minst 50% . Detta är samma gränssnitt som till Arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen. Samordningsförbunden finns även här som stöd för att, vid behov och om någon påkallar detta, hålla samman det regionala samverkansarbetet och säkerställa att det upprätthålls.

Teamet och de myndigheter som ingår i teamet ska särskilt beakta möjlig rekrytering av personer som är sysselsatta i  sociala företag för att därigenom åstadkomma ett naturligt flöde genom dessa.

c)       Besluta om ansvarsfördelning gällande rustnings- och utbildningsinsatser för individerna

När det gäller rustning och utbildningsinsatser så är behovet av dessa beroende på individens förutsättningar och den efterfrågade kompetensen i den upphandlade tjänsten. Av den anledningen behöver teamet identifiera personer för varje enskild upphandling som laddats in i det stadsgemensamma systemet. Teamet ska sedan utifrån den gemensamma uppgiften att få människor i arbete och självförsörjning fördela det principiella ansvaret för vem som ansvarar för vad i rustnings- och utbildningsarbetet. När så skett kontaktar stödfunktionen stadsdelsförvaltningarnas kontaktperson som ansvarar för den lokala samordningen med stöd av samordningsförbunden i den regionala samordningen.

d)     Koordinera rekryterings- och matchningsarbetet mellan arbetsmarknadsverksamhet och leverantör

Teamet arrangerar tillsammans med gällande stadsdelsförvaltning rekryterings- och matchningsmöten mellan utvalda individer och leverantören/ den framtida arbetsgivaren. Tillräckligt många kandidater bjuds in till dessa rekryteringsmöten för att med god marginal motsvara det antal möjligheten omfattar, då både kandidater och leverantör/arbetsgivare skall kunna ha en valsituation och rekryteringen skall likställas med ett sedvanligt förfarande. Vid rekryteringsmötena medverkar en kontaktperson från den arbetsmarknadsverksamhet på stadsdelsnivå som är ifråga samt representant från Arbetsförmedlingen. Samordningsförbunden agerar som stöd och samlande arena för att vid behov bistå vid rekryterings- och matchningsarbetet.

e)      Uppföljning av individen och stöd till leverantören/arbetsgivaren

I analyser av lyckade exempel har stöd till leverantörer och uppföljning av de individer som anställs lyfts fram som en avgörande framgångsfaktor av yttersta vikt för pilotprojektets maximala måluppfyllelse.       

Både de individer som anställs och leverantörer/arbetsgivare skall erbjudas ett uppföljande stöd, i syfte att säkerställa att den anställda får en fast förankring på arbetsmarknaden. Stödet skall anpassas till individens förutsättningar och behov. Detta stöd har ingen koppling till upphandlande bolag/förvaltnings uppgift gällande uppföljning av avtal.

Att tillhandahålla detta stöd är en uppgift för teamet att fördela mellan stadsdelsförvaltningarna och Arbetsförmedlingen, med en kontaktyta för leverantören/arbetsgivaren. I förekommande fall även stöd från det sociala företaget. Stödet har ingen koppling till dennes ansvar såsom  arbetsgivare.

Stödet och uppföljningen av individen skall också vara en del i uppföljningen av de särskilda kontraktsvillkoren som varit grunden för anställningens/platsens tillkomst.

För personer med funktionsnedsättning sker uppföljning och stöd i enlighet med de redan befintliga system som utformats för gruppen. Det är varje stadsdelsförvaltnings ansvar att tillsammans med berörda intressenter och partners bedöma och besluta om vilket stöd som krävs för att individen ska kunna stanna på arbetsplatsen, utifrån dennes behov .

All kommunikation om enskilda deltagare/kandidater förutsätter att verksamheterna inhämtar medgivande från denne.

Arbetsordning och rutiner för lärlingskonceptet

Arbetsförmedlingen Bygg i Göteborg är navet för rekryteringen av de arbetslösa lärlingar 18-25 år samt vuxna utrikes födda lärlingar el. med validerad kompetens, som i förekommande fall skall ges möjlighet till lärlingsanställning inom ramen för upphandling med social hänsyn, i syfte att uppnå fullt lärlingsbevis. Lärlingarna ges också prioritet i upphandlingar och projekt där ledtiderna inte medger rustnings- och utbildningsinsatser enligt ovanstående arbetsordning för målgruppsprocessen.

Stödfunktionen, upphandlande bolag/förvaltning och Arbetsförmedlingen Bygg ansvarar gemensamt för att upprätthålla en process som säkerställer att arbetslösa lärlingar kommer ut på lärlingsanställning och därmed blir självförsörjande.

Särskild prioritet ges till arbetslösa lärlingar 18-25 år och utrikes födda som uppbär kompletterande försörjningsstöd.

a)      Stödfunktionen identifierar inmatade data där efterfrågad kompetens inte kan tillgodoses med arbetskraft från målgruppsprocessen.

b)     Stödfunktionen kontaktar Arbetsförmedlingen Bygg och går igenom det upphandlade projektets innehåll, den efterfrågade kompetensen och gör en avstämning om tillgängliga lärlingar.

c)      Arbetsförmedlingen Bygg ansvarar för att tillgodose att lärlingen erbjuds behövlig kompetensutveckling i det fall dennes grundutbildning icke är anpassad till den efterfrågade kompetensen. Detta kräver ca 4-5 månaders förberedelsetid.

d)     Stödfunktionen meddelar Arbetsförmedlingen Bygg när tilldelningsbeslut fattats.

e)      Arbetsförmedlingen Bygg utser en kontaktperson för leverantören och arrangerar tillsammans med stödfunktionen rekryteringsmöten där denne får träffa utvalda sökande.

f)       Arbetsförmedlingen Bygg ansvarar för att, efter ansökan från arbetsgivaren, pröva möjligheten till olika former av ekonomiskt stöd vid anställningen av lärlingen

g)      Stödfunktionen skall, genom Arbetsförmedlingen Bygg, meddelas när arbetsgivaren/leverantören  utsett handledare och skrivit anställningsavtal

h)     Upphandlande bolag/förvaltning ansvarar för uppföljning av avtal i övrigt

Fullföljandet av åtaganden för lärlingsanställningen och jämlikt den aktuella branschens avtal, åligger som alltid arbetsgivaren

Fördelningsmodell: Unga och Utrikesfödda

Procentuell andel av 2014 års anställningar/platser i förekommande upphandlingar med sociala hänsyn, skall fördelas som följer nedan (Baserat på procentuell andel av 2013 års utbetalda försörjningsstödsstöd av totalen för staden)

SDF Angered: 23,2%

SDF Östra Gbg: 21,7%

SDF Örgryte/Härlanda: 4,5%

SDF Centrum: 4,7%

SDF Majorna/Linné: 7,1%

SDF Askim/Frölunda/Högsbo: 7,4%

SDF Västra Göteborg: 5,8%

SDF Västra Hisingen: 13,3%

SDF Norra Hisingen: 6,5%

SDF Lundby: 5,8% 

Fördelning sker med reservation för att aktuell stadsdel ej har efterfrågad rekryteringsprofil eller att rustnings- och utbildningsprocessen ej kan synkroniseras med starttid för rekryteringen.

 

Fördelningsmodell: Personer med funktionsnedsättning   

Procentuell andel av 2014 års platser/anställningar i förekommande upphandlingar med sociala hänsyn, skall fördelas som följer nedan (Baserat på procentuell andel av totalen stadens brukare med DV-beslut)

SDF Angered: 13%

SDF Östra Gbg: 9%

SDF Örgryte/Härlanda: 9%

SDF Centrum: 5%

SDF Majorna/Linné: 11%

SDF Askim/Frölunda/Högsbo: 13%

SDF Västra Göteborg: 12%

SDF Västra Hisingen: 10%

SDF Norra Hisingen: 5%

SDF Lundby: 12% 

Fördelning sker med reservation för att aktuell stadsdel ej har efterfrågad rekryteringsprofil eller att rustnings- och utbildningsprocessen ej kan synkroniseras med starttid för rekryteringen.