Leverantörsprocessen

Texten på denna sida är en generellt hållen information till anbudsgivare och potentiella leverantörer om hur man ska förhålla sig till krav och villkor på social hänsyn som innebär anställning.

Leverantörsprocessen - del av en helhet

Leverantörsprocessen är en av tre processer som har identifierats som avgörande för att en modell för social hänsyn som avser sysselsättning/anställning för personer ur de prioriterade målgrupperna utrikes födda, ungdomar och personer med funktionsnedsättning ska fungera. De två andra är upphandlingsprocessen och målgruppsprocessen. Målgrupperna är upplyfta i kommunfullmäktiges budget: ungdomar, utrikes födda och personer med funktionsnedsättning, och målgruppsprocessen refererar till arbetet med identifiera, rusta och utbilda individer ur dessa målgrupper för de arbetstillfällen som skapas genom upphandlingarna.  Kompetensförsörjning är ett viktigt mål med pilotprojektets arbete, jämsides med social hållbarhet.

Pilotprojektets modell för social hänsyn i upphandling bygger på samverkan mellan upphandlare, ansvariga aktörer för de angivna målgrupperna och leverantörer. Stödfunktionen på Inköp och upphandling fungerar som ett nav i detta samarbete. 

Alla berörda aktörer har ett gemensamt ansvar för att upprätthålla en säker och hållbar process. 

Nedanstående bild visar hur de tre processerna löper samman:

Arbetsordning för leverantörsprocessen

Pilotprojektet har tagit fram en arbetsordning som beskriver leverantörsprocessen. Den kan fungera som stöd åt de anbudsgivare/ leverantörer som vill lägga anbud på upphandlingar med social hänsyn.

OBS! Då arbetet hela tiden pågår med att utveckla och förbättra modellen kan informationen på denna sida komma att förändras.

Alla upphandlingar är unika och kraven/villkoren i respektive upphandling kan komma att variera vilket innebär att andra instruktioner och ytterligare moment kan bli aktuella. Detta ska framgå ur förfrågningsunderlaget.

Du kan läsa mer om vilka villkor och krav som kan ställas här.

Vid anbudsarbete

Identifiering av krav på social hänsyn i hämtat förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren bör ställa sig frågan om detta ett krav/villkor som vi kan och är beredda på att uppfylla. Om kravet/villkoret är oklart kan frågor ställas till upphandlaren via upphandlingssystemet.

Vid inlämning av anbud

I anbudet skall anbudsgivaren ange en kontaktperson för genomförandet av det sociala kravet/villkoret. Anbudsgivaren ska säkerställa att kontaktpersonen är medveten om innebörden i kravet/villkoret och att denne är redo att medverka i processen enligt kravet/villkoret om avtal ingås.

Kontaktpersonen ska vara en arbetsgivarrepresentant med personalansvar.

Anbudsgivaren ska bifoga eventuellt efterfrågade bilagor. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga krav/villkor i förfrågningsunderlaget.

Vid avtalstecknande

Upphandlande enhet meddelar stödfunktionen om tilldelningsbeslut. Stödfunktionen (tillsammans med upphandlande enhet) kontaktar leverantören för att föra dialog om kompetensbehov och/eller kravprofil.

Vid avtalstecknandet/avtalsgenomgång får leverantören via stödfunktionen kontaktuppgifter till den arbetsmarknadsverksamhet och den tjänsteman som kommer att bistå i rekrytering för utförandet och uppfyllandet av villkoret kring social hänsyn i förfrågningsunderlaget.

Leverantören blir kontaktad av den aktuella arbetsmarknadsverksamheten för ett första möte med kontaktpersonen som ska bistå leverantören vid rekrytering, utförande och uppföljning. 

Vid projektstart och rekrytering

Leverantören blir kontaktad av den aktuella arbetsmarknadsverksamheten för ett första möte där rekryteringsprocessen startas.

Under rekryteringsprocessen kommer leverantören att få stöd från den aktuella arbetsmarknadsverksamheten som håller i rekryteringsprocessen. Leverantören kommer tillsammans med arbetsmarknadsverksamheten att ta fram en enkel kompetensprofil för de personer som kan vara aktuella för anställning. De lämpliga arbetsuppgifterna ska till största del vara en del av leverantörens genomförande av den upphandlade tjänsten. Arbetsmarknadsverksamheten kommer sedan att tillhandahålla ett urval av personer ur de prioriterade målgrupperna som uppfyller den kompetensprofil som tagits fram. Leverantören väljer genom intervjuer vilka personer de vill anställa ur urvalet.

Vid det inledande rekryteringsmötet ges en generell information om förekommande anställningsstöd av kontaktpersonen på arbetsmarknadsverksamheten. Möjligheten till stödform och nivå på anställningsstöd prövas individuellt, beroende på den utvalda personens status. Det är leverantören/arbetsgivaren som söker stöd hos Arbetsförmedlingen.

Anställningsavtal ska tecknas mellan arbetsgivaren och arbetstagaren enligt kontraktsvillkoret. Anställningsavtalet ska skickas till kontaktpersonen på arbetsmarknadsverksamheten som bevis på att kontraktsvillkoret uppfylls.

Vid genomförande

Leverantören ska inför mottagande av de som rekryteras förbereda sin organisation och närmaste arbetsledare/handledare på det sätt som krävs utifrån den rekryterades förutsättningar och behov.

De två första veckorna av anställningen ska utformas som en introduktion till leverantörens verksamhet och till de aktuella arbetsuppgifterna.

Under avtalsperioden kommer kontaktpersonen från arbetsmarknadsverksamheten att följa upp den anställde. Den upphandlande myndigheten kommer att genomföra avtalsuppföljningar med leverantören.

I det fall den anställde slutar sin anställning ska arbetsgivaren meddela kontaktpersonen på arbetsmarknadsverksamheten och upphandlande myndighet. En ny rekryteringsprocess påbörjas för att ersätta den tidigare rekryterade och för att fortsatt uppfylla kontraktsvillkoret.

Avtalsuppföljning

Uppföljning sker under hela avtalsperioden.

Arbetsmarknadsverksamheten följer upp individen.

 Upphandlande myndighet följer upp avtalet.