En upphandlares erfarenhet

Familjebostäders Anette Johansson och hennes kollegor är bland de upphandlare i Göteborgs Stad som har mest erfarenhet av att ställa krav på social hänsyn i upphandling. Här berättar Anette om vad social hänsyn inneburit för henne i praktiken och ger sina tips och råd till upphandlare som står i begrepp att börja arbeta med saken. 

"Familjebostäders reception gör verkligen rättvisa åt bolagets namn", tänker jag där jag sitter och väntar omgiven av böcker, gröna växter, glada färger och kuddar med trevliga mönster på. Så hemmastadd blir jag att jag nästan rycker till när Anette Johansson räcker mig handen och hälsar mig välkommen. Vi har stämt träff för en intervju. Efter att ha ställt krav på social hänsyn i 15-talet upphandlingar är Anette en av de upphandlare som har mest erfarenhet på området i Göteborgs Stad. Vi går upp en våning till hennes kontor.

Vilka särskilda ansvarsområden har du som upphandlare för Familjebostäder?

Anette skrattar till och pekar på en mängd post-it-lappar hon tapetserat kontorsdörren med. ”Mina områden är så många att jag häromdagen kände att jag behövde skriva upp dem”, förklarar hon. ”Det är allt ifrån bygg, måleri, stambyten, golv, plåt…”

Merparten av de upphandlingar Anette gör är Förnyade konkurrensutsättningar (FKU) på ramavtal. Fast för närvarande tar hon även hand om en tidigare kollegas många entreprenader.

”Vi brukar vara tre upphandlare totalt på bolaget, men just nu är vi bara två”, säger hon.

Totalt har Familjebostäder cirka 240 anställda fördelade på fyra distrikt och förvaltar runt 18 000 lägenheter. Bolaget ägs av Göteborgs Stad och ingår i koncernen Framtiden som i sin tur deltar i pilotprojektet för social hänsyn. 

Hur kom det sig att du började ställa krav på social hänsyn i dina upphandlingar?

”Först och främst är det politikernas vilja”, svarar Anette med självklarhet i rösten. ”Det står tydligt i Göteborgs Stads budget att vi ska göra minst 50 % av stadens upphandlingar med social hänsyn och mitt uppdrag som tjänsteman är att utföra det politikerna beslutar.”

Men inte alla bolag och förvaltningar i staden har varit lika framgångsrika som Familjebostäder med att ställa krav på social hänsyn. Vad är det som har gjort att just ni tagit frågan på allvar?

Anette funderar lite och svarar sedan att det haft stor betydelse att hennes chef, Anna Nordén, länge haft ett stort engagemang i frågan. Anna Nordén är samordnare för Framtidskoncernen och sitter med i pilotprojektets upphandlargrupp.

Vi frågar Anna Nordén själv om saken och enligt henne beror framgången på flera samverkande faktorer:

”Dels har koncernen lång erfarenhet av att arbeta med samhällsansvar. Vidare finns en enad vilja från högsta ledningen i frågan och man har samlat koncernens inköpare i fråga om styrning och avrapportering. Slutligen har arbetet med social hänsyn och samhällsansvar överlag varit varumärkesstärkande vilket skapar drivkraft och energi i frågan. Det finns en koppling till vår affär som bedöms som positiv”, säger hon.

Hur reagerade du första gången du hörde talas om att ni upphandlare i staden skulle börja ställa krav på social hänsyn?

”Naturligtvis tänker man ’Oj, ytterligare en sak som hamnar på mig!”, svarar Anette. ”Men samtidigt var det häftigt – tänk att jag kan vara med och påverka andra människors liv med det jag gör! Det är ju annars så mycket juridik och administration i vårt yrke.”

Det var på ett informationsmöte som hölls på Riverton så tidigt som för 2,5 år sedan som Anette först hörde talas om social hänsyn minns hon.

Vilken typ av krav på social hänsyn har du arbetat med lite mer specifikt?

”Först arbetade jag med en variant som var ganska löst hållen, men ganska snart kom jag fram till att det är bättre att arbeta med ett skarpt krav och att vara väldigt tydlig. Det är både mer effektivt och ”fair” för leverantörerna.”

Den lösare varianten Anette talar om är ett av flera alternativ i de mallar för kravställande som pilotprojektet för social hänsyn tagit fram tillsammans med Upphandlingsbolagets jurister. Kravet skrivs in som ett särskilt kontraktsvillkor i förfrågningsunderlaget och kallas för ”Framtida diskussioner”. Villkoret förbinder inte leverantören till någon specifik åtgärd men säkerställer att leverantören är villig att diskutera möjligheten att anställa personer ur de i Göteborgs Stads budget tre prioriterade målgrupperna ungdomar, personer med funktionsnedsättning eller utrikes födda, med upphandlaren och Stödfunktionen för social hänsyn vid Upphandlingsbolaget.

I den skarpare varianten specificeras antal personer, typ av anställning och omfattning. Därtill får leverantören en namngiven kontaktperson vid någon av stadens arbetsmarknadsverksamheter som ska vara behjälplig vid rekrytering och uppföljning av individerna.

Mer om mallarna för krav och villkor på social hänsyn finner du här.

Hur upplever du att leverantörerna överlag ställer sig till det skarpare kravet?

”Flera gånger på sistone har jag bara fått ett ’Jajamen’ till svar på frågan om de är införstådda på denna punkt - det är roligt!”

Responsen Anette har fått verkar överlag ha varit ganska odramatisk, vilket hon inte alls tycker är konstigt. ”Skrivningen är ju väldigt tydlig”, upprepar hon och tillägger sedan: ”Vi upphandlare har jättebra mallar att gå efter och jag bollar alltid frågor med stödfunktionen när jag planerar en ny upphandling. Leverantörerna får också ett gott stöd av arbetsmarknadsverksamheterna både vid rekrytering och uppföljning.”

Det är förstås olika hur villiga leverantörerna är att anställa långtidsarbetslösa, men om en leverantör inte vill samarbeta tar Anette hjälp av sina kollegor berättar hon. ”Genom dialog brukar det lösa sig”, menar hon.

Anette menar att hon inte har kunnat se några ökade kostnader varken för Familjebostäder eller för leverantörerna till följd av skarpa krav på anställning. Rutinerna och stödet som både upphandlare och leverantör får via stödfunktionen enligt pilotprojektets modell gör processen enkel och effektiv.

Vilket råd skulle du ge den upphandlare som vill göra en första upphandling med social hänsyn?

”Titta på mallarna och kontakta stödfunktionen”, svarar Anette utan att blinka. ”Det är inte svårt”, tillägger hon sedan som om hon kunde läsa tankar. 

Sedan gäller det att våga sig utanför boxen, menar Anette. "Det är lätt att bara tänka 'byggstäd' - men möjligheterna är många fler" säger hon.

Anette uppskattar pilotprojektets sätt att ta sig an social hänsyn genom att koppla det till anställnings- och arbetsmarknadsfrågor och menar att det stämmer väldigt väl överens med politikernas direktiv. Samarbetet med stödfunktionen har underlättat mycket för henne. ”Jag är så tacksam för hjälpen jag har fått från dem, annars kunde det nog varit tungt”, säger hon.

Har du träffat någon av de personer som har fått anställning tack vare dig?

”Nej det har jag ännu inte. Det är lite synd. Jag har länge tänkt besöka Walter Carlssons måleri som vann en av våra upphandlingar och som har haft en målarlärling anställd länge nu, men det har ännu inte blivit av.”

Även om Anette ännu inte träffat någon av de som anställts tycker hon ändå att hon får ta del av effekterna. I kontakten med leverantörerna kan Anette följa hur krav löper ut och vad de får för konsekvenser i praktiken. ”Det är ju viktigt att vi bryr oss och följer upp frågan”, påpekar hon.

 

Text och bild: Cecilia Jonasson